La convocation d'AG : règles essentielles
La convocation à l'assemblée générale est un document officiel qui doit respecter des règles strictes. Une convocation non conforme peut entraîner la nullité de toutes les décisions prises lors de l'AG.
Délai de convocation
La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l'AG. Ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée.
💡 Cas particulier : En cas d'urgence, le délai peut être réduit à 15 jours. Mais attention, la notion d'urgence doit être justifiée (sinuistre, travaux d'urgence...).
Mentions obligatoires
La convocation doit obligatoirement contenir :
- Date, heure et lieu de l'assemblée
- Ordre du jour détaillé
- Texte des résolutions proposées
- Documents annexes (comptes, budget, devis...)
- Formulaire de pouvoir
- Modalités de vote par correspondance (si applicable)
Modèle de convocation
SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES
[Nom de la résidence]
[Adresse de l'immeuble]
[Nom du copropriétaire]
[Adresse]
Lettre recommandée avec AR
[Lieu], le [Date]
CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE [ORDINAIRE/EXTRAORDINAIRE]
Madame, Monsieur,
J'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] des copropriétaires de l'immeuble sis [adresse], qui se tiendra :
Le [DATE] à [HEURE]
[LIEU - adresse complète]
ORDRE DU JOUR :
- 1. Désignation du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs
- 2. Approbation des comptes de l'exercice clos le [date]
- 3. Vote du quitus au syndic pour sa gestion
- 4. Vote du budget prévisionnel de l'exercice [année]
- 5. Désignation du syndic
- 6. Élection des membres du conseil syndical
- 7. [Autres résolutions...]
- X. Questions diverses
Vous trouverez ci-joints les documents suivants :
- - Projet de résolutions
- - Comptes de l'exercice écoulé
- - Budget prévisionnel
- - Formulaire de pouvoir
- - [Autres documents...]
Si vous ne pouvez assister à cette assemblée, vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix (copropriétaire ou tiers) en utilisant le formulaire de pouvoir ci-joint.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Le Syndic
[Nom et signature]
Envoi de la convocation
Mode d'envoi
La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Toutefois, les copropriétaires peuvent accepter de recevoir la convocation par email avec accusé de réception électronique.
Qui reçoit la convocation ?
- Tous les copropriétaires
- Les usufruitiers (pour les décisions relevant de l'article 24)
- Le conseil syndical
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